AI למנהלים
לומדים לעבוד עם כלי AI על משימות ניהוליות אמיתיות, ויוצאים מכל מפגש עם משהו שאפשר להשתמש בו כבר מחר.
מה AI עושה טוב, איפה הוא טועה, ומתי חובה לבדוק אחריו.
נוסחה פשוטה בארבעה חלקים שהופכת תשובה כללית לתשובה מדויקת.
ניסוח מיילים רגישים וסיכום ישיבות: שתי משימות שכל מנהל עושה כל שבוע.
מתחילים מהבסיס, ומגיעים מהר לידיים על המקלדת. 90 דקות, כשני שלישים תרגול, בלי מטלות בית. Claude ו־GPT באותו מקום. מביאים לפטופ או טלפון, ומתחברים לרשת האורחים.
מה נלמד, מה יוצאים איתו, כללי המעבדה, ומי יכול לראות מה.
הדגמה חיה: איך הכלי "חושב", למה הוא נשמע בטוח גם כשהוא טועה, והדגמה של "הזיה".
התחברות, היכרות עם הממשק, Claude מול GPT ומודל מהיר מול חכם.
נוסחת ארבעת החלקים, ותרגול על מייל רגיש לעובד. כל משתתף בוחר פרומפט מהתפקיד שלו לתרגיל הראשון.
מעלים פרוטוקול של ישיבת הנהלה בחברה פיקטיבית, מבקשים סיכום ורשימת משימות, ומשווים בין המודלים.
מה למדנו. המעבדה נשארת פתוחה לתרגול חופשי, למי שרוצה.
מפגשים נוספים יפורסמו בהמשך.
כמעט כל פרומפט טוב בנוי מאותם ארבעה חלקים. כשהתשובה לא טובה, בדרך כלל אחד מהם חסר.
מי ה־AI במשימה הזו? "אתה יועץ משאבי אנוש מנוסה…"
מה המצב, מי הקהל, ומה חשוב לך.
מה בדיוק לעשות, בפועל אחד ברור.
אורך, טון, מבנה: טבלה, נקודות או מייל.
עובד ותיק ומוערך פספס בפעם השלישית דדליין חשוב. אתם רוצים להעיר לו בלי לפגוע בו, ולקבוע שיחה.
לפני"תכתוב מייל לעובד שאיחר בדדליין"
אחריתפקיד, הקשר, משימה ופורמט. הפרומפט המלא נמצא בספרייה.
תשובות מהמודלים: בקרוב
פרוטוקול של ישיבת הנהלה בחברה פיקטיבית. צריך סיכום קצר ורשימת משימות עם אחראים ותאריכים.
פרוטוקול ישיבת הנהלה – חברת "נוף לוגיסטיקה בע"מ" (חברה פיקטיבית לצורכי תרגול. כל השמות והנתונים מומצאים.) תאריך: יום שלישי, 13 באוקטובר משתתפים: דנה לוי (סמנכ"לית תפעול), אבי כהן (מנהל כספים), מיכל ברק (מנהלת משאבי אנוש), יוסי פרץ (מנהל מחסנים), רונית שמש (מנהלת שירות לקוחות) נעדר: עמית גל (מנכ"ל) – בנסיעה 1. עיכובים במשלוחים לאזור הצפון יוסי דיווח שבחודש האחרון 18% מהמשלוחים לצפון הגיעו באיחור של יום או יותר, לעומת 6% בממוצע הארצי. הסיבה העיקרית: מחסור בנהגים במשמרת הבוקר במחסן חיפה. רונית ציינה שמספר תלונות הלקוחות מהצפון הוכפל, ושני לקוחות גדולים איימו לעבור למתחרה. הוחלט: לגייס 3 נהגים זמניים לחיפה עד סוף נובמבר. מיכל אחראית על הגיוס, ותציג מועמדים עד ה־27 באוקטובר. הוחלט: רונית תתקשר אישית לשני הלקוחות הגדולים עוד השבוע. 2. תקציב רבעון 4 אבי הציג חריגה של 240,000 ₪ בסעיף הדלק, בגלל עליית מחירים וגם בגלל מסלולים לא יעילים. דנה הציעה לבחון מערכת לתכנון מסלולים. הערכת עלות: 80–120 אלף ₪ לשנה. אבי ביקש לראות ניתוח החזר השקעה לפני החלטה. הוחלט: להכין ניתוח החזר השקעה למערכת תכנון מסלולים. (לא נקבע מי אחראי ועד מתי.) 3. סקר שביעות רצון עובדים מיכל עדכנה שהסקר השנתי ייצא בתחילת נובמבר. השנה יתווספו שאלות על עבודה היברידית. יוסי ביקש שהסקר יהיה זמין גם בטלפון, כי לעובדי המחסנים אין מחשב. הוחלט: מיכל תוודא שיש גרסה לנייד לפני ההפצה. 4. שונות דנה הזכירה שכנס הלקוחות השנתי נקבע ל־15 בדצמבר. צריך להחליט על מקום ועל תקציב. לא התקבלה החלטה – הנושא יעלה בישיבה הבאה. הישיבה הבאה: יום שלישי, 27 באוקטובר. רשמה: נועה אדלר, עוזרת הנהלה
57 פרומפטים לפי תפקיד ולפי משימה. מחליפים את מה שמסומן בצהוב בפרטים שלכם, ותמיד עם נתונים מומצאים.
הפרומפטים מיועדים למשימות ניהול והדרכה. לא מכניסים פרטי מטופלים או פרטים מזהים של עובדים, ולא משתמשים במעבדה להחלטות קליניות.
לא נמצאו פרומפטים.
מתי להשתמש: כשצריך להעיר לעובד מוערך בלי לפגוע בו.
אתה מנהל משאבי אנוש מנוסה, שכותב בעברית ברורה וחמה. הקשר: אני מנהל צוות. [תפקיד העובד] עובד ותיק ומוערך כבר [מספר] שנים, אבל החודש הוא פספס בפעם השלישית דדליין חשוב ([תיאור קצר של המשימה]). אני לא רוצה לפגוע בו, אבל חשוב לי שיבין שזה רציני. משימה: כתוב לו מייל קצר שמכיר בתרומה שלו, מציין את הבעיה בצורה עניינית ומבקש לקבוע שיחה אישית השבוע. פורמט: עד 120 מילים, טון מכבד ולא מאשים, ובלי מילים כמו "מאוכזב" או "חייב". בסוף תן שתי אפשרויות לשורת נושא.
מתי להשתמש: אחרי ישיבה, כשצריך סיכום ורשימת משימות שאפשר להפיץ.
אתה עוזר ניהולי שמסכם ישיבות הנהלה. הקשר: מצורף פרוטוקול של ישיבת הנהלה. הסיכום יישלח למשתתפים ולמנכ"ל, שלא היה בישיבה. משימה: 1. סכם את הישיבה ב־5 נקודות לכל היותר. 2. הוצא טבלת משימות עם העמודות: משימה | אחראי | תאריך יעד. 3. אם למשימה אין אחראי או תאריך, סמן "חסר" ואל תנחש. 4. בסוף, רשום שאלות פתוחות שלא הוכרעו. פורמט: עברית עניינית, בלי הקדמות.
מתי להשתמש: יומיים לפני שיחת משוב עם עובד.
אתה מאמן מנהלים מנוסה. הקשר: בעוד יומיים יש לי שיחת משוב עם [תפקיד העובד]. חוזקות: [2–3 חוזקות]. נקודות לשיפור: [1–2 נקודות]. חשוב: עבוד רק עם טקסט בלי שמות ופרטים מזהים של עובדים. משימה: עזור לי להתכונן. תן משפט פתיחה, איך להציג כל נקודה לשיפור עם דוגמה התנהגותית, 3 שאלות פתוחות לשאול את העובד, ואיך לסיים עם צעד הבא מוסכם. פורמט: רשימה מסודרת, שאפשר להחזיק מול העיניים בזמן השיחה.
מתי להשתמש: כשטקסט ארוך מדי, או לא ברור מה הוא מבקש.
אתה עורך לשון שכותב קצר וברור. משימה: קצר את הטקסט הבא בחצי לפחות, בלי לאבד אף מידע חשוב. אם יש משפט עמום, חדד אותו. פורמט: קודם הגרסה המקוצרת, ואחריה 3 שורות על מה שינית ולמה. הטקסט: [להדביק כאן]
מתי להשתמש: כשצריך להסביר מושג מקצועי לצוות בלי רקע בתחום.
אתה מרצה שמסביר נושאים טכניים לאנשים בלי רקע טכני. הקשר: אני צריך להסביר לצוות שלי מה זה [נושא, למשל: "מחשוב ענן"]. הצוות חכם, אבל לא טכני. משימה: הסבר את הנושא בשלוש רמות: משפט אחד, פסקה אחת עם דימוי מחיי היומיום, ו־3 שאלות שהצוות כנראה ישאל, עם תשובות קצרות. פורמט: בלי ז'רגון. אם חייבים מונח מקצועי, מסבירים אותו בסוגריים.
מתי להשתמש: לפני החלטה שכבר נראית לכם נכונה.
אתה יועץ אסטרטגי ביקורתי. התפקיד שלך הוא למצוא חורים, לא להסכים. הקשר: אני שוקל [ההחלטה, למשל: "לעבור לעבודה היברידית 3 ימים בשבוע"]. הנימוקים שלי: [נימוקים]. משימה: תן 5 סיכונים או התנגדויות חזקות שלא חשבתי עליהם. לכל אחד: כמה הוא סביר, ואיך אפשר לצמצם אותו. פורמט: טבלה עם העמודות סיכון | סבירות (נמוכה/בינונית/גבוהה) | איך לצמצם.
מתי להשתמש: כשצריך לומר לא, ולשמור על היחסים.
אתה מנהל ותיק שיודע לומר "לא" בצורה מכבדת וברורה. הקשר: [מי ביקש: עמית, עובד או גורם מחוץ ליחידה] ביקש ממני [הבקשה]. אני לא יכול להיענות, כי [הסיבה האמיתית, בקצרה]. חשוב לי לשמור איתו על יחסים טובים. משימה: כתוב תשובה שמסרבת בבירור, מסבירה בקצרה למה, ומציעה חלופה אחת אפשרית, אם יש. פורמט: עד 100 מילים. בלי התנצלות מוגזמת ובלי "אולי בעתיד" אם זה לא נכון. תן גרסה למייל וגרסה קצרה להודעה.
מתי להשתמש: כשמשהו משתנה בעבודה, והצוות צריך לשמוע את זה ממך.
אתה מנהל שמודיע לצוות על שינויים בצורה שקופה ורגועה. הקשר: החל מ־[תאריך] משתנה [מה משתנה]. הסיבה: [למה]. מה זה אומר לצוות: [ההשפעה המעשית]. מה עוד לא ידוע: [אם יש]. משימה: כתוב הודעה לצוות שמסבירה מה משתנה, למה, מה כל אחד צריך לעשות ועד מתי, ולמי פונים עם שאלות. פורמט: עד 150 מילים, עם כותרת קצרה ותבליט נפרד ל"מה צריך לעשות". בלי סיסמאות.
מתי להשתמש: לפני ישיבה שחייבת להסתיים בהחלטה.
אתה מנחה ישיבות שמקפיד על זמן ועל תוצאה. הקשר: יש לי ישיבה של [משך] דקות עם [מי משתתף]. המטרה: [ההחלטה או התוצר שצריך לצאת מהישיבה]. הנושאים שעלו: [רשימה]. משימה: בנה סדר יום שמוביל להחלטה. לכל נושא: זמן, מי מציג, ומה צריך לצאת ממנו (החלטה, מידע או דיון). הצע מה להוציא מהישיבה ולטפל בו במייל. פורמט: טבלה: נושא | דקות | מציג | תוצר. מתחת לטבלה, שאלה אחת שכדאי לשלוח למשתתפים מראש.
מתי להשתמש: כשיש כמה אפשרויות, ולא ברור לפי מה לבחור.
אתה יועץ ניהולי שעוזר לקבל החלטות מסודרות. הקשר: אני צריך לבחור בין [חלופה א'], [חלופה ב'] ו־[חלופה ג']. מה חשוב לי: [קריטריונים, למשל: עלות, זמן, השפעה על הצוות]. המגבלות: [תקציב, לוח זמנים]. משימה: השווה את החלופות לפי הקריטריונים. אם חסר קריטריון חשוב, הוסף אותו ותסביר למה. בסוף המלץ, ואמור מה צריך לקרות כדי שההמלצה תשתנה. פורמט: טבלה עם ציון 1–5 לכל קריטריון, ואחריה המלצה בשלוש שורות.
מתי להשתמש: בתחילת רבעון, כשצריך להפוך כוונות ליעדים שאפשר למדוד.
אתה יועץ לתכנון אסטרטגי ביחידות שירות. הקשר: אני מנהל [היחידה]. ברבעון הקרוב אני רוצה להתקדם ב: [2–4 כיוונים, במילים פשוטות]. המשאבים: [צוות, תקציב, מגבלות]. משימה: נסח 3 יעדים לרבעון. לכל יעד: מדד אחד שאפשר למדוד בקלות, ערך יעד, מי אחראי, ושלושה צעדים ראשונים לחודש הראשון. פורמט: טבלה: יעד | מדד | ערך יעד | אחראי | צעדים ראשונים. יעד שאי אפשר למדוד, סמן ותציע איך לנסח אותו מחדש.
מתי להשתמש: כשיש יותר משימות משעות, וצריך להחליט מה קודם.
אתה מאמן ניהול זמן, ענייני וממוקד. הקשר: אלה המשימות שלי השבוע: [רשימה, עם דדליין ליד כל משימה שיש לה]. יש לי בערך [מספר] שעות עבודה פנויות. משימה: מיין את המשימות לארבע קבוצות: דחוף וחשוב, חשוב ולא דחוף, דחוף ולא חשוב, אפשר לוותר. הצע מה להאציל ולמי, ומה לדחות. פורמט: ארבע רשימות קצרות, ואחריהן תוכנית לשבוע: מה עושים בכל יום.
מתי להשתמש: כששני עובדים לא מסתדרים, וזה כבר משפיע על העבודה.
אתה מגשר ארגוני מנוסה. הקשר: בין [תפקיד עובד א'] ל[תפקיד עובד ב'] יש מתח כבר [כמה זמן]. מה ראיתי בפועל: [התנהגויות ואירועים, בלי פרשנות]. ההשפעה על העבודה: [מה נפגע]. חשוב: עבוד רק עם טקסט בלי שמות ופרטים מזהים של עובדים. משימה: עזור לי לתכנן שיחה. האם להתחיל בשיחות נפרדות או בשיחה משותפת, ולמה. משפט פתיחה ניטרלי, 4 שאלות פתוחות, ואיך לסגור עם הסכמות כתובות. פורמט: תסריט קצר בשלבים, עם משפטים שכדאי להימנע מהם.
מתי להשתמש: לפני ששולחים הלאה משהו שה־AI כתב.
אתה בודק עובדות קפדן וביקורתי. הקשר: ביקשתי מ־AI [מה ביקשתי], וקיבלתי את התשובה הבאה. אני מתכוון להשתמש בה ל[מטרה]. משימה: עבור על התשובה. סמן כל טענה עובדתית שצריך לבדוק במקור, כל מספר או שם שעלול להיות מומצא, ומה חסר כדי שהתשובה תהיה שלמה. אל תתקן עדיין. רק תצביע. פורמט: טבלה: טענה | למה לבדוק | איפה אפשר לבדוק. בסוף, ציון כללי לאמינות: נמוכה, בינונית או גבוהה. התשובה: [להדביק כאן]
מתי להשתמש: כשהתשובה יצאה כללית, ארוכה מדי או לא במקום.
אתה מומחה לכתיבת פרומפטים, שמלמד לפי נוסחת ארבעת החלקים: תפקיד, הקשר, משימה ופורמט. הקשר: כתבתי את הפרומפט הבא: [הפרומפט]. התשובה שקיבלתי הייתה [מה לא היה טוב בה, למשל: כללית מדי, ארוכה, בטון לא נכון]. משימה: אבחן מה חסר בפרומפט לפי ארבעת החלקים, ושאל אותי עד 3 שאלות אם חסר לך מידע. אחר כך כתוב גרסה משופרת. פורמט: קודם האבחון בשלוש שורות, אחר כך השאלות, ובסוף הפרומפט המשופר בבלוק נפרד.
מתי להשתמש: כשנפתחת משרה, וצריך מודעה שמושכת את המועמדים הנכונים.
אתה מגייס מנוסה שכותב מודעות דרושים ברורות ומזמינות. הקשר: אנחנו מגייסים [תפקיד] ל[יחידה]. היקף: [משרה מלאה או חלקית, משמרות]. דרישות חובה: [רשימה]. יתרון: [רשימה]. מה טוב אצלנו: [2–3 דברים אמיתיים]. משימה: כתוב מודעת דרושים שמתארת את התפקיד ביום־יום, מפרידה בין חובה ליתרון, ומסבירה איך מגישים מועמדות. פורמט: עד 180 מילים, בלשון פנייה לכל המגדרים, בלי קלישאות כמו "סביבה דינמית". בסוף, שתי גרסאות לכותרת.
מתי להשתמש: לפני ראיונות, כדי לשאול את כל המועמדים את אותן שאלות טובות.
אתה מראיין מקצועי שעובד בשיטת ראיון מובנה.
הקשר: אני מראיין לתפקיד [תפקיד]. הכישורים החשובים ביותר: [3–4 כישורים, למשל: עבודת צוות, עמידה בלחץ, סדר].
משימה: לכל כישור, כתוב שתי שאלות התנהגותיות ("ספר על פעם ש..."), מה מאפיין תשובה חזקה ומה מאפיין תשובה חלשה. הוסף שאלה אחת על מוטיבציה לתפקיד.
פורמט: טבלה: כישור | שאלה | תשובה חזקה | תשובה חלשה. בלי שאלות על גיל, מצב משפחתי, דת או בריאות.
מתי להשתמש: לפני שעובד חדש מתחיל, כדי שהחודש הראשון יהיה מסודר.
אתה מנהל משאבי אנוש שבונה תהליכי קליטה טובים. הקשר: [תפקיד] חדש מתחיל ב־[תאריך] ביחידת [יחידה]. המנהל הישיר: [תפקיד המנהל]. מה העובד צריך לדעת לעשות לבד בסוף החודש: [רשימה]. משימה: בנה תוכנית קליטה ל־30 יום: היום הראשון, השבוע הראשון, ושבועות 2–4. כלול פגישות היכרות, הדרכות חובה, מי החונך, ונקודת בדיקה בסוף כל שבוע. פורמט: טבלה לפי שבועות: מה קורה | מי אחראי | איך יודעים שזה הצליח. בסוף, 3 שאלות לשיחת סיכום החודש.
מתי להשתמש: כשיוצא נוהל או מדיניות, ועובדים צריכים להבין מה זה אומר להם.
אתה כותב תוכן לעובדים, שהופך מסמכים רשמיים לשפה ברורה. הקשר: מצורף נוסח של [שם הנוהל או המדיניות]. הקהל: כל העובדים, כולל מי שלא קורא מסמכים ארוכים. משימה: כתוב תקציר: מה הנוהל קובע, מה העובד צריך לעשות ומתי, מה הזכויות שלו, ולמי פונים. אחריו, 5 שאלות נפוצות עם תשובות קצרות. אם משהו בנוהל לא ברור, סמן אותו ואל תשלים בעצמך. פורמט: עד 200 מילים לתקציר, תבליטים קצרים. בסוף, שורה שמפנה לנוסח המלא. הנוסח: [להדביק כאן]
מתי להשתמש: אחרי סקר, כשיש עשרות תשובות פתוחות וצריך להבין מה עולה מהן.
אתה חוקר ארגוני שמנתח משובים כתובים. הקשר: אלה תשובות פתוחות לשאלה "[השאלה בסקר]". חשוב: עבוד רק עם טקסט בלי שמות ופרטים מזהים של עובדים. אם תמצא בתשובה שם או פרט מזהה, אל תצטט אותה ותסמן שצריך להסיר. משימה: מצא 4–6 נושאים שחוזרים. לכל נושא: כמה תשובות בערך עוסקות בו, ציטוט קצר אחד שמייצג אותו, והאם הטון חיובי, שלילי או מעורב. בסוף, 3 צעדים מעשיים שהתשובות מצביעות עליהם. פורמט: טבלה: נושא | כמה | ציטוט | טון. אחריה הצעדים, בתבליטים. התשובות: [להדביק כאן]
מתי להשתמש: כשעובד עוזב, ורוצים ללמוד מזה משהו אמיתי.
אתה מנהל משאבי אנוש שמנהל ראיונות עזיבה בכבוד ובסקרנות. הקשר: [תפקיד העובד] עוזב אחרי [כמה זמן] ביחידת [יחידה]. מה ידוע על הסיבה: [אם ידוע]. חשוב: עבוד רק עם טקסט בלי שמות ופרטים מזהים של עובדים. משימה: כתוב 8 שאלות לראיון עזיבה: על העבודה עצמה, הניהול, הצוות, ההתפתחות, ומה היה יכול לשנות את ההחלטה. הוסף תבנית קצרה לסיכום הראיון, שמתמקדת במגמות ולא באדם. פורמט: השאלות ממוספרות, מהקלה לרגישה. אחריהן תבנית הסיכום בארבע שורות.
מתי להשתמש: כשרוצים להגיד תודה, וזה צריך להרגיש אמיתי ולא טקס.
אתה יועץ לרווחת עובדים, עם רעיונות מעשיים וזולים. הקשר: הצוות של [יחידה], [מספר] עובדים, עבר [מה הם עברו, למשל: חודש עמוס במיוחד]. התקציב: [סכום, או "כמעט אפס"]. מגבלות: [משמרות, עבודה מכמה אתרים]. משימה: הצע 6 דרכים להוקרה: שתיים בלי תקציב, שתיים בתקציב קטן, ושתיים שמתאימות גם למי שעובד במשמרות. לכל רעיון: מה עושים, כמה זמן זה לוקח, ולמה זה עובד. פורמט: טבלה: רעיון | עלות | זמן הכנה | למה זה עובד.
מתי להשתמש: כשתהליך עובד "בעל פה", והגיע הזמן לכתוב אותו.
אתה מנהל אדמיניסטרטיבי מנוסה שכותב נהלים ברורים. הקשר: אני רוצה לכתוב נוהל ל[התהליך, למשל: הזמנת ציוד משרדי]. איך זה עובד היום: [תיאור חופשי, אפילו מבולגן]. מי מעורב: [תפקידים]. משימה: כתוב טיוטת נוהל עם: מטרה, תחולה, הגדרות, אחריות לפי תפקיד, שלבי התהליך, ומה עושים בחריגים. אם יש בתיאור שלי שלב לא ברור או חסר, סמן אותו בשאלה. פורמט: מבנה נוהל מקובל, עם סעיפים ממוספרים. השלבים בטבלה: שלב | מי | מה | תוך כמה זמן.
מתי להשתמש: כשהתקציב חרג, וצריך להסביר את זה להנהלה בצורה עניינית.
אתה מנהל כספים שכותב להנהלה קצר, ישיר ובלי תירוצים. הקשר: בסעיף [סעיף התקציב] הייתה חריגה של [סכום או אחוז] ב[תקופה]. הסיבות: [מה קרה]. מה כבר עשינו: [צעדים]. מה צפוי בהמשך: [תחזית]. משימה: כתוב הסבר להנהלה: מה החריגה, למה קרתה, האם היא חד־פעמית או מגמה, ומה ההצעה (הסטה, תוספת או צמצום). בסוף, מה מבקשים מההנהלה להחליט. פורמט: עד 200 מילים, פסקה פותחת עם השורה התחתונה, אחריה תבליטים. בלי מונחים שלא כל ההנהלה מכירה.
מתי להשתמש: כשיש כמה הצעות מחיר לאותה רכישה, והן לא בנויות אותו דבר.
אתה קניין מנוסה, שבודק מה באמת כלול בכל הצעה. הקשר: קיבלנו [מספר] הצעות מחיר ל[מה רוכשים]. הדרישות שלנו: [כמות, מועד, אחריות, שירות]. ההצעות מודבקות למטה, עם שמות ספקים מומצאים. משימה: השווה את ההצעות אחת מול השנייה: מחיר כולל, מה כלול ומה לא, תנאי תשלום, מועד אספקה ואחריות. סמן מה חסר בכל הצעה, ונסח לכל ספק שאלות הבהרה לפני החלטה. פורמט: טבלה: סעיף | ספק א' | ספק ב' | ספק ג'. אחריה, שאלות ההבהרה לפי ספק. ההצעות: [להדביק כאן]
מתי להשתמש: בסוף חודש, כשההנהלה רוצה לדעת איפה הדברים עומדים.
אתה מנהל פרויקטים שכותב דוחות סטטוס קצרים וברורים. הקשר: אלה הנושאים שבטיפולי החודש: [רשימה עם הערה קצרה על כל אחד]. הקהל: [למי הדוח, למשל: ההנהלה]. משימה: כתוב דוח סטטוס חודשי. לכל נושא: מצב (ירוק, צהוב או אדום), מה הושג, מה הבא, והאם צריך החלטה או עזרה. פתח בשלוש שורות לקורא שאין לו זמן. פורמט: שלוש שורות פתיחה, ואחריהן טבלה: נושא | מצב | מה הושג | מה הבא | צריך מההנהלה.
מתי להשתמש: כשתהליך לוקח יותר מדי זמן, ולא ברור איפה הוא נתקע.
אתה יועץ לייעול תהליכים. הקשר: התהליך הוא [שם התהליך]. השלבים, לפי הסדר: [שלב, מי מבצע, כמה זמן בערך]. התלונות הנפוצות: [מה אומרים עליו]. משימה: זהה איפה התהליך נתקע: המתנות, אישורים כפולים, העברות בין גורמים ושלבים מיותרים. לכל צוואר בקבוק, הצע שינוי אחד קטן שאפשר לנסות תוך חודש. פורמט: קודם התהליך כרשימת שלבים עם סימון על השלבים הבעייתיים, ואחריו טבלה: בעיה | סיבה אפשרית | שינוי מוצע | איך נמדוד.
מתי להשתמש: כשספק מאחר, וצריך לדרוש תיקון בלי לשרוף את הקשר.
אתה מנהל רכש שכותב לספקים בתקיפות ובנימוס. הקשר: הספק [שם ספק מומצא] התחייב לספק [מה] עד [תאריך], ועדיין לא סיפק. ההשפעה עלינו: [מה נפגע]. מה קבוע בהזמנה או בחוזה: [מועד, קנס, אם יש]. משימה: כתוב מכתב שמתאר את העיכוב, מפנה להתחייבות, מבקש מועד אספקה חדש בכתב עד [תאריך], ומציין מה נעשה אם זה לא יקרה. פורמט: מכתב רשמי קצר, עד 150 מילים, עם נושא ברור. בלי איומים שאין בכוונה לממש.
מתי להשתמש: לפני כנס, אירוע צוות או מעבר משרדים.
אתה מתכנן לוגיסטי מסודר. הקשר: אנחנו מתכננים [אירוע או מעבר] ב־[תאריך], ל־[מספר] אנשים, ב[מקום]. התקציב: [סכום]. מגבלות: [למשל: השירות לא נעצר, נגישות]. משימה: בנה תוכנית: רשימת משימות לפי שבועות עד המועד, מי אחראי על מה, ספקים שצריך להזמין, ומה עושים אם משהו משתבש ביום עצמו. פורמט: לוח זמנים בטבלה: שבוע | משימה | אחראי | סטטוס. אחריו, רשימת בדיקה ליום עצמו, ותוכנית גיבוי בשלוש שורות.
מתי להשתמש: כשרוצים לעבור מתיקון תקלות לאחזקה שמונעת אותן.
אתה מנהל אחזקה מנוסה במבנים ציבוריים גדולים. הקשר: באחריותי [סוגי מערכות וציוד, למשל: מיזוג, מעליות, גנרטורים, משאבות]. הצוות: [מספר ובעלי מקצוע]. מה קורה היום: [למשל: רוב העבודה היא תיקון תקלות]. משימה: בנה תוכנית אחזקה מונעת שנתית: לכל סוג ציוד, מה בודקים, באיזו תדירות, מי מבצע (צוות פנימי או קבלן), וכמה זמן זה לוקח. סמן מה כדאי לבדוק מול הוראות היצרן והתקנות. פורמט: טבלה: ציוד | בדיקה | תדירות | מבצע | משך. אחריה, לוח שנתי לפי חודשים.
מתי להשתמש: אחרי תקלה משמעותית, כדי ללמוד ממנה ולא רק לתקן.
אתה מהנדס אמינות שמנהל תחקירים בלי לחפש אשמים. הקשר: ב־[תאריך] הייתה תקלה ב[מערכת]. מה קרה, לפי הסדר: [תיאור]. ההשפעה: [מה הושבת, לכמה זמן]. מה עשינו כדי לחזור לפעול: [צעדים]. משימה: כתוב דוח תחקיר: תקציר, ציר זמן, סיבה מיידית, סיבות שורש (שאל "למה" חמש פעמים), מה עבד טוב, ופעולות מתקנות עם אחראי ותאריך. פורמט: כותרות לפי הסעיפים, ציר הזמן בטבלה, והפעולות המתקנות בטבלה: פעולה | אחראי | עד מתי.
מתי להשתמש: לפני שקבלן חיצוני מתחיל לעבוד אצלכם.
אתה מנהל תפעול שמתדרך קבלנים ברור ובקצרה. הקשר: הקבלן [שם מומצא] יבצע [העבודה] ב[אזור] בין [תאריכים], בשעות [שעות]. מה חשוב אצלנו: [למשל: אזורים פעילים, רעש, אבק, אישורי כניסה]. משימה: כתוב תדריך לקבלן: היקף העבודה, שעות ואזורים מותרים, כללי בטיחות והתנהגות, תיאום מול הצוותים במקום, למי מדווחים, ומה עושים בתקלה או בחירום. פורמט: עמוד אחד, בכותרות קצרות ותבליטים. בסוף, שורה לחתימת הקבלן שקרא והבין.
מתי להשתמש: לפני סיור בטיחות, או כשבונים בדיקה קבועה לאזור.
אתה ממונה בטיחות מנוסה. הקשר: אני צריך רשימת בדיקה ל[אזור או פעילות, למשל: מחסן, חדר מכונות, עבודה בגובה]. מה ידוע על האזור: [ציוד, חומרים, מי עובד שם]. משימה: בנה רשימת בדיקה: לכל פריט, מה בודקים, מה נחשב תקין, ומה עושים אם לא. חלק לפי נושאים: גישה ומעברים, חשמל, אש, ציוד מגן, אחסון ושילוט. פורמט: טבלה: נושא | פריט | תקין אם | פעולה אם לא. בסוף, הערה שהרשימה היא טיוטה, ויש לאשר אותה מול ממונה הבטיחות והתקנות.
מתי להשתמש: לפני עבודה שתשבית מערכת או אזור לזמן מה.
אתה מנהל תפעול שמודיע על השבתות מראש וברור. הקשר: ב־[תאריך] בין [שעות] תושבת [המערכת או האזור, למשל: מים חמים בבניין ב'] בגלל [העבודה]. המושפעים: [מחלקות או יחידות]. מה יעמוד לרשותם בזמן הזה: [חלופה, אם יש]. משימה: כתוב הודעה שמסבירה מה מושבת, מתי ולמה, מה כל יחידה צריכה להכין מראש, מה החלופה, ולמי פונים בזמן ההשבתה. פורמט: כותרת שאי אפשר לפספס, עד 120 מילים, ותבליט נפרד ל"מה להכין". בנוסף, גרסה של שתי שורות לתזכורת ביום שלפני.
מתי להשתמש: כשנערמות קריאות, והצוות לא מספיק לטפל בכולן היום.
אתה מנהל מוקד אחזקה שמתעדף לפי סיכון והשפעה. הקשר: אלה הקריאות הפתוחות: [רשימה: מה התקלה, איפה, ממתי]. היום יש לי [מספר] אנשי צוות, עם המקצועות האלה: [רשימה]. משימה: תעדף את הקריאות לפי: בטיחות, השפעה על השירות, כמה אנשים מושפעים, וכמה זמן התיקון לוקח. שבץ אותן לצוות להיום, ואמור מה נדחה למחר ולמה. פורמט: טבלה: קריאה | עדיפות (1–4) | נימוק | מי מטפל. אחריה, רשימת הנדחות עם משפט הסבר לכל אחת.
מתי להשתמש: לפני חידוש או חתימה על חוזה שירות לציוד או למערכת.
אתה מנהל תפעול שקורא חוזי שירות בעין ביקורתית. הקשר: אנחנו בודקים חוזה שירות ל[המערכת או הציוד] מול [מספר] ספקים, בשמות מומצאים. מה קריטי לנו: [למשל: תגובה תוך 4 שעות, זמינות גם בלילה ובסופי שבוע]. משימה: השווה את ההצעות לפי: זמני תגובה ותיקון, שעות זמינות, מה כלול (חלקים, עבודה, ביקורות), חריגים ואותיות קטנות, קנסות על איחור, ותנאי יציאה. סמן כל סעיף שלא מתאים לדרישות שלנו. פורמט: טבלה: סעיף | ספק א' | ספק ב' | מתאים לנו? אחריה, 3 סעיפים שכדאי לנסות לשנות במשא ומתן. ההצעות: [להדביק כאן]
מתי להשתמש: בתחילת פרויקט, כשצריך לפרק אותו לשלבים ואבני דרך.
אתה מנהל פרויקטים הנדסיים במבני ציבור פעילים. הקשר: הפרויקט: [מה בונים או משפצים, בכלליות]. משך משוער: [חודשים]. אילוצים: [למשל: המבנה ממשיך לפעול, עבודה בשלבים, רעש ואבק]. גורמים מעורבים: [קבלן, יועצים, הנהלה, המחלקה]. משימה: בנה תוכנית עבודה: שלבים, אבני דרך, תלויות בין שלבים, נקודות אישור, ומה צריך לתאם עם המחלקה הפעילה בכל שלב. סמן את 3 הסיכונים הגדולים ללוח הזמנים. פורמט: טבלה: שלב | משך | תלוי ב־ | אבן דרך | תיאום נדרש. אחריה, הסיכונים בשלוש שורות.
מתי להשתמש: לפני שפונים לספקים, כדי שכולם יציעו על אותו דבר.
אתה מהנדס שכותב מפרטי דרישות ברורים וניתנים לבדיקה. הקשר: אנחנו צריכים [מה רוכשים או מבצעים, בכלליות]. מה חייב להיות: [דרישות]. מה רצוי: [דרישות]. אילוצים: [מקום, שעות עבודה, תאימות למערכות קיימות]. משימה: כתוב מפרט דרישות: תיאור כללי, דרישות חובה ורצויות, תקנים שיש לעמוד בהם (כרשימה לבדיקה, לא כקביעה), אחריות ושירות, ומה הספק צריך לצרף להצעה. כל דרישה צריכה להיות כזו שאפשר לבדוק אם התקיימה. פורמט: סעיפים ממוספרים. דרישות החובה בטבלה: דרישה | איך בודקים. בסוף, שאלות שכדאי לשאול לפני פרסום.
מתי להשתמש: כשצריך לשכנע את ההנהלה לאשר תקציב לפרויקט.
אתה מהנדס שיודע להציג פרויקט להנהלה בשפה של הנהלה. הקשר: אני מבקש [סכום] ל[הפרויקט]. למה עכשיו: [הבעיה או ההזדמנות]. מה קורה אם לא נעשה: [סיכון או עלות]. חלופות שבדקנו: [אם יש]. משימה: כתוב בקשת תקציב: הבעיה, הפתרון המוצע, העלות ומה היא כוללת, לוח זמנים, התועלת (חיסכון, בטיחות, רציפות שירות), והחלופות. בסוף, ההחלטה שמבקשים. פורמט: עמוד אחד. פסקה פותחת עם השורה התחתונה, ואחריה כותרות קצרות. מספרים בטבלה קטנה אחת.
מתי להשתמש: לפני עבודה בתוך מחלקה שממשיכה לפעול.
אתה מהנדס שמתאם עבודות עם מנהלי מחלקות, בהקשבה ובפירוט. הקשר: אנחנו צריכים לבצע [העבודה] ב[אזור במחלקה] בין [תאריכים]. ההשפעה הצפויה: [רעש, אבק, סגירת חדרים או מעברים, השבתות קצרות]. מה ידוע על שגרת המחלקה: [שעות עמוסות, אילוצים]. משימה: כתוב פנייה להנהלת המחלקה: מה העבודה, מה ההשפעה, אילו חלונות זמן אנחנו מציעים, ומה נעשה כדי לצמצם הפרעה. בקש מהם את האילוצים שלהם, והצע פגישת תיאום קצרה. פורמט: מייל עד 200 מילים, עם טבלה קטנה של חלונות הזמן המוצעים, ושלוש שאלות ברורות למחלקה.
מתי להשתמש: לפני עבודה בחשמל, בגזים רפואיים או במיזוג, כדי לחשוב מראש מה עלול להשתבש.
אתה מהנדס בטיחות ותפעול שבונה ניתוחי סיכונים לפני עבודה. הקשר: אנחנו מתכננים [סוג העבודה, בכלליות] במערכת [חשמל, גזים רפואיים או מיזוג]. משך העבודה: [זמן]. חשוב: אל תכניס כאן שרטוטים, פרטי מערכות אבטחה או מיקומים רגישים של תשתיות. תאר את העבודה במילים כלליות בלבד. משימה: בנה רק את מבנה הניתוח: מה עלול להשתבש, מי מושפע מכל תקלה, איזה גיבוי צריך להיות מוכן לפני שמתחילים, ואיך חוזרים לאחור אם משהו לא עובד. את התוכן המקצועי ממלאים הגורמים המוסמכים. פורמט: טבלה: מה עלול להשתבש | מי מושפע | גיבוי מוכן | איך חוזרים לאחור | מי מאשר. אחריה, רשימת בדיקה ל"מתחילים או עוצרים".
מתי להשתמש: אחרי ישיבת תיאום, כשצריך לעקוב מי התחייב למה.
אתה מנהל פרויקט שמסכם ישיבות תיאום בדיוק. הקשר: אלה הרשימות שלי מישיבת התיאום ב־[תאריך] על [הפרויקט]. השתתפו: [תפקידים: קבלן, יועצים, נציג המחלקה, הנהלה]. משימה: סכם את הישיבה: החלטות, התחייבויות של כל גורם עם תאריך, נושאים פתוחים, וסיכונים שעלו. השווה להתחייבויות מהישיבה הקודמת, אם הדבקתי אותן, וסמן מה לא בוצע. פורמט: טבלה לפי גורם: התחייבות | עד מתי | סטטוס. אחריה, נושאים פתוחים, ותאריך הישיבה הבאה. הרשימות: [להדביק כאן]
מתי להשתמש: כמה שבועות לפני מבדק, כדי לדעת מה חסר ומי משלים.
אתה מהנדס שמכין מערכות ויחידות למבדקים. הקשר: בעוד [שבועות] יש מבדק של [הגוף המבקר, בכלליות] בנושא [התחום]. מה ידוע לנו שבסדר: [רשימה]. מה אנחנו לא בטוחים לגביו: [רשימה]. משימה: בנה תוכנית הכנה: אילו מסמכים ורשומות צריך שיהיו מוכנים, מה לבדוק בשטח, מה כנראה חסר, מי משלים מה ועד מתי, ומי מלווה את המבקר ביום עצמו. פורמט: טבלה: נושא | מה צריך | מצב היום | אחראי | עד מתי. בסוף, רשימת בדיקה ליום המבדק.
מתי להשתמש: כשרוצים שמסירות המשמרת יהיו קצרות, אחידות ולא ישכחו נושאים.
אתה מנהל סיעוד מנוסה שבונה שגרות עבודה ברורות. הקשר: אני רוצה מבנה קבוע למסירת משמרת ב[סוג המחלקה, בכלליות]. משך המסירה היום: [דקות]. מה נשכח לפעמים: [נושאים ארגוניים, למשל: ציוד חסר, תקלות, שינויים בסידור]. משימה: בנה תבנית למסירה: הנושאים הקבועים, הסדר שלהם, כמה זמן לכל נושא, ומי מוסר למי. זו תבנית בלבד: אל תכלול שום פרט על מטופלים, ואל תמציא דוגמאות של מטופלים. פורמט: רשימה ממוספרת של נושאים עם זמן לכל אחד, ואחריה 3 כללים קצרים לניהול המסירה בזמן.
מתי להשתמש: כשיש נושא שכל הצוות צריך ללמוד, ואין זמן לעצור את המחלקה.
אתה אחראי הדרכה בסיעוד, שמתכנן הדרכות קצרות שמתאימות למשמרות. הקשר: הנושא: [נושא ארגוני או מקצועי, למשל: נוהל חדש, מערכת חדשה, בטיחות]. הקהל: [מספר] אנשי צוות בשלוש משמרות. הזמן הפנוי: [למשל: 20 דקות במשמרת]. משימה: בנה תוכנית הדרכה: מטרות הלמידה, חלוקה למפגשים קצרים, מה עושים בכל מפגש, איך מגיעים לכל המשמרות, ואיך בודקים שהבינו. פורמט: טבלה: מפגש | מטרה | תוכן | משך | למי. בסוף, דרך אחת לרענן את הנושא אחרי חודש.
מתי להשתמש: כשסידור העבודה משתנה, וצריך להודיע בצורה הוגנת ושקופה.
אתה מנהל סיעוד שמתקשר עם הצוות בצורה הוגנת וברורה. הקשר: החל מ־[תאריך] משתנה [מה משתנה בסידור, למשל: מבנה המשמרות]. הסיבה: [למה]. מה לא משתנה: [מה נשאר]. אפשר לבקש החלפות עד [תאריך], דרך [איך]. משימה: כתוב הודעה לצוות: מה משתנה, למה, ממתי, איך מבקשים החלפה או מעלים אילוץ, ועד מתי. הדגש שהבקשות ייבחנו לפי כללים שווים לכולם. פורמט: עד 150 מילים, עם תבליט נפרד ל"איך מבקשים החלפה". בנוסף, גרסה קצרה להודעה בקבוצת הצוות.
מתי להשתמש: לפני ישיבת צוות שרק חלק מהצוות יכול להגיע אליה.
אתה מנהל סיעוד שמנהל ישיבות קצרות בין משמרות. הקשר: יש לי ישיבת צוות של 15 דקות ב־[מועד]. רק חלק מהצוות יהיה. הנושאים: [רשימה של נושאים ארגוניים]. משימה: בנה סדר יום של 15 דקות שמשאיר זמן לשאלות. אחר כך כתוב עדכון כתוב קצר לאנשי הצוות שבמשמרות אחרות: מה הוחלט, מה משתנה עבורם, ולמי פונים. אל תכלול פרטים על מטופלים. פורמט: סדר היום כטבלה: נושא | דקות | מי מציג. העדכון הכתוב עד 100 מילים, בתבליטים.
מתי להשתמש: לפני שאיש צוות חדש מתחיל במחלקה.
אתה מנהל סיעוד שקולט אנשי צוות חדשים בהדרגה ובביטחון. הקשר: איש צוות חדש בתפקיד [תפקיד] מתחיל ב־[תאריך]. הניסיון שלו: [בכלליות]. החונך: [תפקיד החונך]. מה הוא צריך לעשות לבד בסוף הקליטה: [רשימה]. משימה: בנה תוכנית קליטה: עלייה הדרגתית לפי משמרות, מה לומדים בכל שבוע, אילו מיומנויות צריך לאשר ומי מאשר, ופגישות משוב עם החונך ועם המנהל. פורמט: טבלה לפי שבועות: משמרות | מה לומדים | מיומנויות לאישור | פגישת משוב. בסוף, סימנים שהקליטה צריכה להאט.
מתי להשתמש: אחרי תקופה קשה, כשהצוות עייף וצריך לשמוע שרואים אותו.
אתה מנהל שיודע לדבר עם צוות עייף בכנות ובחום. הקשר: הצוות עבר [מה עבר, בכלליות, למשל: חודש של עומס ומחסור בכוח אדם]. מה הצוות עשה טוב: [דוגמאות כלליות]. מה אני יכול להציע בפועל: [צעדים אמיתיים, גם אם קטנים]. משימה: כתוב לי נקודות לשיחה של 10 דקות: הכרה מפורטת, מה למדנו, מה ישתנה בפועל, ושאלה פתוחה לצוות. בלי הבטחות שאין לי כיסוי עבורן. פורמט: נקודות קצרות לפי סדר השיחה, ומשפט סיום אחד.
מתי להשתמש: בסוף הדרכה על נוהל או מערכת, כדי לבדוק שהעיקר נקלט.
אתה מדריך שכותב שאלות חזרה קצרות וברורות. הקשר: ההדרכה עסקה ב[נושא ארגוני, למשל: נוהל חדש, מערכת חדשה, בטיחות]. העיקרים: [3–5 נקודות מההדרכה]. משימה: כתוב 6 שאלות חזרה: 4 שאלות אמריקאיות עם 4 תשובות, ושתי שאלות "מה עושים אם...". השאלות על הנוהל והתהליך בלבד, לא על החלטות קליניות. פורמט: השאלות ממוספרות. התשובות הנכונות בסוף, עם משפט הסבר לכל תשובה.
מתי להשתמש: אחרי ישיבת מחלקה בנושאים ארגוניים, כשכל צוות צריך לדעת מה נוגע לו.
אתה מזכיר ישיבות שמסכם ישיבות מחלקה בנושאים ארגוניים. הקשר: אלה הרשימות שלי מישיבת המחלקה ב־[תאריך]. הישיבה עסקה בנושאים ארגוניים, כמו תורנויות, הוראה ונהלים, ולא בדיון על מטופלים. משימה: סכם את ההחלטות, וחלק אותן לפי צוות: רופאים, סיעוד, הוראה ומנהלה. לכל החלטה: מי אחראי ועד מתי. אם מופיע ברשימות משפט שנראה כמו פרט על מטופל, אל תכלול אותו בסיכום, וסמן שצריך להסיר אותו לפני ההפצה. פורמט: כותרת לכל צוות, ותחתיה תבליטים: החלטה | אחראי | עד מתי. בסוף, נושאים פתוחים. הרשימות: [להדביק כאן]
מתי להשתמש: לפני שיעור למתמחים או לסטודנטים.
אתה מורה ותיק לרפואה, שמתכנן שיעורים פעילים. הקשר: אני מעביר שיעור של [משך] דקות למתמחים בשנה [שנה] בנושא [נושא]. מה הם כבר יודעים: [בכלליות]. מה אני רוצה שיידעו לעשות בסוף: [2–3 יעדים]. משימה: בנה מערך שיעור: פתיחה שמעוררת עניין, חלוקה לחלקים עם זמנים, שאלה או תרגיל פעיל בכל חלק, וסיכום. השתמש רק בדוגמאות מומצאות וכלליות, בלי פרטי מטופלים אמיתיים. פורמט: טבלה: חלק | דקות | מה קורה | פעילות. בסוף, 3 שאלות לבדיקת הבנה.
מתי להשתמש: לפני מועדון ספרות, כדי שהדיון יהיה ביקורתי ולא רק סיכום.
אתה מנחה מועדוני ספרות, שמלמד קריאה ביקורתית של מחקר. הקשר: במועדון הקרוב נדון במאמר [שם המאמר], שהתפרסם במקור ציבורי. הקהל: [מתמחים, רופאים בכירים, צוות רב־מקצועי]. מצורף התקציר או הטקסט הציבורי של המאמר. משימה: כתוב 8 שאלות לדיון: על שאלת המחקר, השיטה, ההטיות האפשריות, ההבדל בין מובהקות למשמעות, ומה אפשר ואי אפשר להסיק. הדיון הוא להוראה בלבד, לא להחלטות על טיפול. פורמט: השאלות לפי סדר הדיון. ליד כל שאלה, מה המנחה צריך לחפש בתשובות. הטקסט: [להדביק כאן]
מתי להשתמש: כשרוצים להכיר מאמר במהירות, לפני הוראה או מועדון ספרות.
אתה חוקר שמסכם מאמרים בדיוק ובזהירות. הקשר: מצורף תקציר או טקסט של מאמר ממקור ציבורי. הסיכום ישמש להוראה ולמועדון ספרות בלבד, לא להחלטות על טיפול. משימה: סכם: שאלת המחקר, השיטה, האוכלוסייה, הממצאים העיקריים, המגבלות שהכותבים ציינו, ומגבלות נוספות שכדאי לשים לב אליהן. אם משהו לא מופיע בטקסט, כתוב "לא מופיע", ואל תשלים מהזיכרון. פורמט: כותרות קצרות לפי הסעיפים, עד 250 מילים. בסוף, שורה: "יש לבדוק כל נתון מול המאמר המקורי." הטקסט: [להדביק כאן]
מתי להשתמש: לפני הרצאה בכנס, בישיבת צוות או בהדרכה.
אתה יועץ להרצאות, שעוזר למומחים להעביר מסר אחד ברור. הקשר: אני מרצה [משך] דקות בפני [קהל] בנושא [נושא]. המסר העיקרי שאני רוצה שיזכרו: [משפט אחד]. משימה: בנה מבנה להרצאה: פתיחה, 3–4 חלקים, וסיום שחוזר למסר. לכל שקופית: כותרת שהיא משפט, מה רואים עליה, ומה אומרים. הצע איפה לשלב שאלה לקהל. פורמט: טבלה: שקופית | כותרת | מה רואים | מה אומרים | דקות. לא יותר משקופית אחת לדקה וחצי.
מתי להשתמש: לפני שיחת משוב עם מתמחה, כשרוצים לצאת ממנה עם תוכנית.
אתה רופא בכיר ומחנך, שנותן משוב מכוון למידה. הקשר: בעוד כמה ימים יש לי שיחת משוב עם מתמחה בשנה [שנה]. יעדי ההתמחות לשלב הזה: [רשימה]. מה ראיתי שעובד טוב: [דוגמאות התנהגותיות כלליות]. מה צריך חיזוק: [דוגמאות כלליות]. חשוב: עבוד רק עם טקסט בלי שמות ופרטים מזהים של עובדים. בלי פרטי מטופלים. משימה: עזור לי להכין את השיחה: איך לפתוח, איך לקשר כל נקודה ליעדי ההתמחות, 3 שאלות לרפלקציה, ותוכנית למידה עם 2–3 יעדים, דרך ללמוד כל יעד, ותאריך לבדיקה. פורמט: נקודות לשיחה, ואחריהן טבלה: יעד | איך לומדים | איך נדע שהושג | עד מתי.
מתי להשתמש: כשתהליך ארגוני במחלקה מתסכל את כולם, ורוצים להציע שינוי מסודר.
אתה יועץ לשיפור איכות שעובד עם צוותים קליניים על תהליכים ארגוניים. הקשר: התהליך: [תהליך ארגוני, למשל: תיאום תורנויות, זמני המתנה לישיבות צוות, העברת מידע בין משמרות]. הבעיה היום: [מה לא עובד]. מה כבר ניסו: [אם ניסו]. משימה: כתוב הצעה לשיפור: תיאור הבעיה, שינוי אחד קטן לניסוי, איך נמדוד אם עבד, מי צריך להסכים, ותקופת ניסיון. ההצעה עוסקת בתהליך הארגוני בלבד, לא בהחלטות טיפוליות. פורמט: עמוד אחד בכותרות: בעיה | שינוי מוצע | מדד | שותפים | לוח זמנים.
במעבדה יש שני "מוחות", Claude של Anthropic ו־GPT של OpenAI, ולכל אחד שלוש רמות. חיבור המודלים: בקרוב
למשימות יומיומיות ותשובות קצרות: מיילים, ניסוחים, שאלות קצרות. עונה תוך שניות, וזול מאוד.
Claude מהיר · GPT מהירלכתיבה, סיכום וחשיבה לעומק: סיכום מסמכים, ניתוח, כתיבה ארוכה. איטי קצת יותר ומדויק יותר.
Claude חכם · GPT חכםלניתוחים מורכבים: הבעיות הכי מסובכות. נפתח לפי הצורך במהלך הקורס.
Claude מתקדם · GPT מתקדםכלל אצבע: מתחילים במהיר. אם התשובה לא מספיק טובה, עוברים לחכם. ואם רוצים דעה שנייה, שולחים את אותה שאלה למודל של החברה השנייה.
המעבדה היא סביבת תרגול חיצונית. היא לא מחוברת למערכות הארגון, ולא מיועדת למידע אמיתי.
נכנסים ל־chat.ai-lab-il.cloud. בשלב הזה יש שתי כניסות: קודם סיסמת שער, ואחריה המייל והסיסמה האישיים. את הפרטים מקבלים מהמנחה. אין הרשמה עצמית. כל המשתמשים נפתחים מראש.
פנו למנחה, והסיסמה תאופס. מטעמי אבטחה אין איפוס עצמי.
לכל משתתף יש מכסת שימוש חודשית, כדי לשמור על העלויות. אם הגעתם למכסה, פנו למנחה. בינתיים כדאי להשתמש במודלים המהירים, שזולים פי כמה.
כן. המעבדה עובדת בדפדפן, גם בנייד. לתרגילים עם קבצים לפטופ נוח יותר.
המנחה לא יכול לצפות בשיחות שלכם דרך ממשק המעבדה. דוגמאות יוצגו לקבוצה רק אם תבחרו להראות אותן. נאספים נתוני שימוש ועלות לכל משתתף. ובכל מקרה, לא מכניסים למעבדה מידע אמיתי או אישי.
כנראה צדקתם. AI יכול "להמציא" עובדות בביטחון מלא. זה בדיוק מה שנתרגל לזהות. כל עובדה חשובה בודקים מול מקור.
אפשר להתחיל מכל פרומפט בספרייה, עם נתונים מומצאים. תשובות מהמודלים והעלאת מסמכים יופעלו בקרוב.
כניסה למעבדה